はじめまして。2022年7月に入社したばかりの、Helpfeelカスタマーサクセスhandaです。

‍Helpfeelの話をする前に

Helpfeelの話をする前に、最初に私の新卒時代の話をさせてください。
アプリサービスを提供する会社に入ったのですが、一番最初の仕事はありとあらゆる会議の議事録係でした。様々な商談に議事録係として同行させてもらったものの、最初の頃は会議の前提や全体感もわからない上に、IT業界の専門用語が飛び交うため、出来上がったモノは議事録というよりも自分でもわからない走り書きのメモ。

商談が終わってから急いで言葉の意味をインターネットで調べて、検索に引っ掛からなかったものは実は社内用語だったと後から知ったり。言葉の意味がわからないのだから会議の全体感もわかるはずもなく、とにかく会話についていくだけで必死でした。

当時私が議事録作成に使っていたのはwordでしたが、今ではGoogle documentやnotionなど様々なドキュメント作成ツールがありますね。

Helpfeelでは、議事録、会議資料、社内のワークフロー、用語解説のwikiのようなものまで、ありとあらゆるドキュメントはすべてScrapboxという自社開発のツールで作成・蓄積されています。

入社初日のオンラインオリエンテーションは、マネージャーがScrapboxで作られたドキュメントを画面共有するところから始まり、「スライドじゃないんだ…！」と、新入社員のオリエンテーション資料はパワポやスライドで用意されるものだと思っていた私にとって、文字だらけの画面共有はかなり新鮮に感じました。

最初は驚くばかりでしたが、たった2ヶ月在籍しただけで、正直ScrapboxとHelpfeelのドキュメント文化は今までの所属してきた組織の中で一番いいな！と感じています。

それでは改めて、Nota Reborn Calendar 2022の14日目は「Helpfeelに入社して感動した圧倒的ドキュメント文化」についてお話していきましょう。

‍Scrapboxとは？

Helpfeelで使っているScrapboxとはどんなツールなのかについては、HelpfeelプロダクトオーナーdaiizさんのNota Reborn Calendar 2022 6日目の記事がわかりやすいため、そちらもぜひあわせてご覧ください。

‍感動ポイント①：チームの合意形成とスピーディーな意思決定を同時に叶える文化

Helpfeelの社内会議は基本的にこのような流れで行われています。

1.会議の前に誰かがScrapboxでページを作成し共有
2.そのページに各自意見などを書き込んでおく
3.当日誰かがページを画面共有し、ひとつのページに全員で書き込みながら会議を進める

何か議論して決めたいことがあったら最初にページを作成し、アジェンダを書いたあとは、そこに自分の意見や、意思決定のために足りない情報や質問事項なども書いておきます。おおまかに書いたら会議当日までにチームに共有し、チームメンバーは会議の時間までに各自の意見や、すでに書かれている質問への回答などの補足情報を書き込んでおきます。

これをしておくことで、会議当日にはすでにチーム全員の意見や補足情報が出揃った状態で議論をスタートさせることができます。当日は進行役ひとりが改めて全員の意見を読みながらまとめていきます。その際、追加する補足説明や小さなリアクションさえもすべてリアルタイムで文字に残していきます。

例えばこれはエアコンに関する雑談ですが、進行役がテーマを読み上げている間に、他のメンバーはリアルタイムに意見やリアクションを書きこんでいきます。

参加人数の多い会議でも同様。複数人が同時にダーっと書き込む様子に最初は圧倒されました。

その結果今までの対面の会議で起こりがちだった、「会議中にチームメンバーの意見をヒアリングする時間」や「会議中に誰かの質問について補足解説する時間」はほぼ必要なく、時には会議前にもうドキュメント上で議論が終了しており、あとは最終決定した内容を全員で確認するだけということも。全員のスケジュールが確保できなくとも常に意見を出し合い、同時にスピーディーな意思決定を行う姿にまず感動しました。

感動ポイント②：誰でも会議についていける文化

Helpfeelで使っているScrapbox。このツールの最大の魅力に「双方向リンク機能」というものがあります。知らない言葉や略語などにこのように [  ] をつけるだけで、同じ言葉のタイトルがついた別ページへのリンクに変化します。

文字を角括弧 [  ] で括るだけでリンクになるこの機能は、例えば専門用語や略語が飛び交う場面で大活躍します。

会議中はもちろん、過去の議事録を読んでいる際に知らない言葉が出てきてもリンクに飛べばすぐに解決されます。私のような新入社員でも、これは社内用語なんだな、これはあの言葉の略語か、と理解しながら会議に参加できることに感動しました。

‍感動ポイント③：過去の議論は全て残す文化

複数人によって書かれ議論された内容は、改めてページ最上部に決定事項などがまとめられて完結します。Helpfeelの議事録を見ると、ページの下の方にこの「文字での議論」が全て残されています。書かれている議論の経緯を見れば、どのような経緯でこの決定事項に至ったかがわかるようになっているので、そもそも議事録に必須である「議論の経緯」を誰かひとりが改めて書き起こす必要がないんです。

新型コロナウイルスによる影響や、働き方改革によってリモートワークにシフトしていく中で、前職でもなるべく議論はSlack上で行い文字で残るようにしていました。ですが、どうしてもチャットツールで議論をすると古いものはどんどん流れてしまう上にあとから検索もしづらいため、議論ごとまとめてドキュメントツールで行うこの文化は、特に新入社員の私にとってかなりありがたい文化でした。

さらに、Scrapboxには、メンバーそれぞれが自分の書いた部分に各自のアイコンを残すことができます。このアイコンたちが議事録にあたたかみを与えており、そのおかげで「過去の議事録を読む」というよりも「録音したボイスレコーダーを再生する」ような、ひとりひとりの「その人らしさ」が聞こえてくるような感覚で議論の流れや雰囲気をイメージすることができることにも驚きと感動がありました。

‍Helpfeelのドキュメント文化はメリットだらけ

紹介したのはほんの一部ですが、Helpfeelのドキュメント文化のおかげで、かつての新卒時代の私のように「議事録を書きながら、知らない言葉をインターネットで検索をかけて、解説の書かれたページを探して、その間にも会議は進んでしまっていて、あれ、今どこまで話が進んだんだっけ！やばい聞き逃しちゃった！！あわわ！」なんてことはこれまで一度もありません。

新入社員ではありますが、事務手続きやポジションのノウハウを含めて、わからないことはほとんどHelpfeelのScrapboxの中に書き残されているので、質問のために手が止まることもなく、日々「つくづく働きやすいなぁ」と感じています。

‍さいごに

Helpfeelでは全方位で採用を進めています。今後のHelpfeelを一緒に作っていくのはおもしろそうだと感じてくださる方、特に「リモートワーク」や「ドキュメント文化」というキーワードにピンと来た方はぜひカジュアル面談からお話できると嬉しいです。

‍https://meety.net/articles/t2--bmj-_mx7keov
https://meety.net/matches/lAHJTtsDgmMW